Als wij het beheer van een Microsoft 365-omgeving overnemen, is de eerste ronde bijna altijd hetzelfde: kijken wie er nog in staan. In vrijwel elk bedrijf betaalt men voor accounts die niemand meer gebruikt.
Waar het geld weglekt
- Vertrokken medewerkers waarvan het account nooit is opgezegd. Het wordt maandelijks afgeschreven en valt niet op.
- Te zware licenties. Iemand die alleen mail en Teams gebruikt, heeft geen pakket met de volledige Office-suite en extra opslag nodig.
- Dubbele accounts van mensen die van functie of naam zijn veranderd.
Wat het oplevert
Bij een bedrijf van dertig werkplekken hebben wij regelmatig een handvol licenties kunnen schrappen. Dat is geen spectaculair bedrag per maand, maar het loopt jaarlijks aardig op, en het is geld waar niets tegenover stond.
Het opruimen zelf is het minste werk
Het zorgen dat het niet terugkomt is belangrijker. Daarvoor koppelen wij het aanmaken en afsluiten van accounts aan in- en uitdiensttreding, zodat er niet halfjaarlijks een schoonmaakronde nodig is.
Let op bij het opzeggen
Een licentie zomaar weghalen kan betekenen dat de mailbox verdwijnt. Wij zetten de inhoud eerst veilig, want een mailbox van een vertrokken collega blijkt vaker nodig dan gedacht.
Loopt u hier tegenaan en wilt u dat iemand meekijkt? Bel 0548-541219 of vraag een gratis consult aan. Wij zeggen eerlijk wat er wel en niet nodig is.